Ticari faaliyetlerde bulunan herkes, çeşitli fatura türleri ile karşılaşır. En sık kullanılanlardan biri satış faturalarıdır. Ancak, genellikle ihracat ve ithalat işlemlerinde kullanılan proforma faturalar daha az bilinir. Proforma faturalar, teklif faturası olarak da bilinir ve genellikle yüksek hacimli işlemler için kullanılır. Peki, proforma fatura nedir ve nasıl düzenlenir? İşte bu konuyu detaylı bir şekilde ele aldık.

 

Proforma Faturalar Hakkında Bilmeniz Gerekenler

Proforma fatura, teklif faturası olarak da adlandırılabilir ve herhangi bir mali yükümlülüğü yoktur. Her firma, ihtiyaçlarına göre proforma fatura düzenleyebilir. Ticaret ve Vergi Hukukunda bu fatura türüyle ilgili bir düzenleme yoktur. Proforma fatura, uluslararası satış sözleşmesi olarak da bilinir ve mali yükümlülüğü olmayan, resmi olmayan bir belgedir. Proforma fatura düzenlenmesi tamamen alıcı ve satıcının tercihine bağlıdır. Proforma fatura nedir sorusunu yanıtlarken, bu faturaların ne amaçla kullanıldığını bilmek de önemlidir.

 

Proforma Faturaların Kullanım Amaçları

Satış öncesinde hazırlanan ve müşteri ile paylaşılan proforma fatura, bir ön fatura olarak değerlendirilebilir. Genellikle alım işlemlerinde bir teklif sunmak veya planlama yapmak amacıyla düzenlenir. Peşinat alınması gereken durumlarda da proforma fatura kullanılabilir. Alıcı, satıcıdan proforma fatura istediğinde genellikle fatura düzenleme bilgilerini öğrenmek ve ödeme ile teslimat bilgilerine hakim olmak ister. Bu süreçte, satış ve ödeme bilgileri netleşirken alıcı ve satıcı bilgileri de belgelenmiş olur.

 

Proforma faturanın avantajlarına baktığımızda, farklı şekillerde değerlendirilebileceğini görebiliriz:

– Satıcı tarafından gönderilen proforma fatura alıcı tarafından onaylandığında, satış işlemi tamamlanmış sayılır ve bir satış faturası düzenlenir.

– Proforma fatura, bir ön fatura olduğu için ticari faturada yapılabilecek hatalar minimize edilir.

– Alıcı ve satıcı arasında güven oluşur.

 

Proforma fatura, resmi bir evrak niteliği taşımasa da, doğru ve eksiksiz düzenlenmelidir. Bu noktada bir mali müşavirden destek almak önemlidir. Eğer siz de bir proforma fatura düzenlemek isterseniz, bizimle iletişime geçebilirsiniz.

 

Proforma Faturanın Kullanım Alanları

Proforma fatura, ithalat ve ihracat işlemlerinde yaygın olarak kullanılır. Sevk veya yükleme öncesinde düzenlenir. İhracatçı tarafından ithalatçıya gönderilen teklif kabul edilirse ve anlaşma sağlanırsa, proforma faturada yer alan koşullar kabul edilmiş sayılır. Anlaşma sonrası, satış noktasına gelindiğinde bir ticari fatura düzenlenir. Genellikle büyük alışverişlerde kullanılsa da, küçük çaplı işlemler için de düzenlenebilir.

 

Proforma faturalar, iş süreçlerinin daha etkin ve hızlı yönetilmesini sağlar. Yurt dışı ticarette klasik şekilde kullanılabildiği gibi, e-ihracat işlemlerinde de dijital olarak gönderilebilir. Ayrıca bankacılık işlemlerinde de kullanılabilir. Şirketler, harcama veya yatırım yaparken bankalardan kredi talebinde bulunacaksa, proforma fatura kullanarak işlem detaylarını bankalara iletebilirler. Proforma fatura, kredi alma sürecini kolaylaştırır. Şimdi de proforma faturanın nasıl düzenleneceğine bakalım.

 

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Hangi belgeyi düzenliyor olursanız olun, belgenin türünü belirtmeniz gereklidir. Proforma fatura üzerinde mutlaka “proforma fatura” ibaresi bulunmalıdır. Normal faturalara göre daha sade bir yapıya sahip olan proforma fatura, antetli kağıt kullanılarak hazırlanmalıdır. Hazır bir şablon üzerinden de oluşturulabilir. Proforma fatura düzenlerken dikkat edilmesi gereken önemli noktalar şunlardır:

– Proforma numarası ve tarih faturanın sağ üst köşesinde yer almalıdır.

– Satıcı bilgileri (ad soyad, unvan ve adres) faturanın sol üst köşesinde, alıcı bilgileri ise hemen altında yer almalıdır.

– Ürün, hizmet ve bunlara dair detaylar faturanın orta kısmında belirtilmelidir. Bu detaylar ürünlerin açıklamasını, miktarını, birim fiyatlarını ve KDV oranlarını içerir.

 

Hazırlanan proforma fatura üzerine kaşe basılabilir, ancak bu zorunlu değildir. Kaşe kullanılması proforma faturayı resmi bir evrak haline getirmez. Teklif kabul edilip satış gerçekleştirildiğinde, ticari fatura üzerinde kaşe bulunması zorunludur.

 

Proforma Fatura Üzerinde Yer Alması Gereken Bilgiler

 

Proforma fatura üzerinde, fatura tarihi, alıcı ve satıcı bilgileri, malların birim fiyatı, miktarı ve tutar gibi temel bilgilerin yanı sıra aşağıdaki bilgiler de yer almalıdır:

– Mal veya hizmetin cinsi

– Ödeme şekli

– Malların menşei

– Teslimat ve sevkiyat şekli

– Teslim edilecek malların ağırlık, ebat ve miktarları

– Malların ambalaj özellikleri ve numara gibi detay bilgileri

– Sigorta ve navlun prim tutarları

– Faturayı düzenleyenin imzası

 

Proforma faturalar bilgisayar üzerinde veya elle hazırlanabilir. Çeşitli muhasebe programlarında yer alan hazır şablonlar kullanılabilir. Hem proforma fatura hakkında ayrıntılı bilgi almak hem de hazır bir şablon edinmek için bir mali müşavirden yardım alabilir, süreç yönetimi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

 

Proforma Faturanın Özellikleri

Proforma fatura nedir, hangi alanlarda kullanılır ve nasıl hazırlanır konularını açıkladık. Ancak, konuyu daha anlaşılır hale getirmek için proforma faturanın temel özelliklerini şu şekilde özetleyebiliriz:

– Üzerinde mutlaka “proforma” ibaresi bulunmalıdır.

– Hem ithalat hem de ihracat süreçlerinde işleri hızlandırır.

– Kesilmesi zorunlu olmamakla birlikte süreci kolaylaştırır.

– Kredi başvurusu gibi bankacılık işlemlerinde kullanılabilir.

– Ticari faturada yer alacak tüm detaylar proforma fatura üzerinde yer alır.

– Satılacak ürün veya hizmetin şartlarını ve fiyatlarını gösterir.

– Bir ön mektup veya teklif faturası olarak değerlendirilebilir.

– Global ticari faaliyetlerde yaygın olarak kullanılır.

– Resmi bir belge değildir ve kanuni bir hükmü yoktur; bu yüzden damga vergisi ödenmez.

– Alıcı ve satıcı arasında güven oluşturur.

 

Proforma faturalar, ithalat ve ihracat işlemlerinde büyük kolaylık sağlar. Hem muhasebe yazılımları üzerinden hem de mali müşavirler aracılığıyla hazır proforma şablonlarına ulaşmak mümkündür. Bu yazıda, proforma fatura nedir ve proforma faturalar hakkında tüm detayları açıkladık. Proforma fatura düzenleme süreçlerine dahil olmak için hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.